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Dupliquer et partager un tableau de bord avec Google Data Studio
Pourquoi dupliquer un tableau de bord Google Data Studio?
J’ai deux façons de débuter la réalisation d’un tableau de bord avec Google Data Studio:
- Le client me donne accès à un compte Gmail qu’il contrôle. Soit il me partage les identifiants directement ou par l’intermédiaire d’un gestionnaire de mot de passe. Je peux alors travailler sur la création du tableau de bord directement depuis le compte du client.
- Je peux aussi commencer le projet en travaillant directement depuis mon propre compte Gmail. Dans ce cas le client doit aussi m’ouvrir les accès aux sources que je vais intégrer dans le rapport. Une fois le dashboard terminé je ne peux pas directement le transférer au client. Il pourra toujours avoir accès à ce dernier, mais n’en sera pas le propriétaire.
Pour devenir propriétaire d’un tableau de bord Google Data Studio, il faut le dupliquer.
Comment dupliquer un Tableau de bord avec Google Data Studio.
Un tableau de bord Google Data Studio est composé de deux parties : le tableau de bord lui-même et sa source. Il faut dupliquer indépendamment chacune des deux parties et les reconnecter entre elles. Voici le processus à suivre :
- S’assurer d’avoir accès au tableau de bord et à la source. Ces derniers, s’ils ont bien été partagés, seront visibles dans les sections ‘reports’ et ‘data sources’ accessibles depuis l’interface principale de Google Data Studio.
- Dupliquer la source. Ouvrir la source et cliquer ‘Make a copy of this datasource’
- Enfin, dupliquer le tableau de bord lui-même. Ouvrir le tableau de bord, cliqué ‘Make a copy of this report’. Google Data Studio vous demandera alors d’associer la copie du rapport que vous êtes en train de créee à une nouvelle source. Il faut alors sélectionner la copie de la source créée lors de l’étape précédente.
Dupliquer la source n’est pas toujours nécessaire.
Oui en effet. Certains ont déjà très certainement dupliqué un tableau de bord sans avoir eu la nécessité de dupliquer la source. C’est par exemple le cas avec les tableaux de bord issus de la galerie Google Data Studio. Dans ce cas, il suffit de dupliquer le tableau de bord et l’associer à une source dont vous êtes le propriétaire. Un compte Google analytics auquel vous avez accès par exemple. Cela fonctionne car les sources associées à ces tableaux de bord n’ont pas été personnalisées. Si, pour la réalisation d’un tableau de bord, un calcul personnalisé a été créé ou une mesure a été formatée alors il faudrait dupliquer la source. Elle aura enregistré ces éléments de personnalisation. Pour simplifier, on pourra dire que:
- les éléments visuels sont associés au tableau de bord.
- les éléments de calcul et manipulation des données sont associés à la source.
La gestion et l’organisation des sources
Google Data Studio est entièrement intégré à l’écosystème de Google en générale et à Google drive en particulier. Si l’on peut ranger, organiser et renommer ces sources Google Data Studio depuis Google Drive cela n’a pas d’impact direct dans Google Data Studio. Il est donc important de bien renommer clairement chaque source nouvellement créée. Cela évitera d’associer par erreur la mauvaise source au mauvais dashboard. Ce n’est pas dramatique. Il est toujours possible de revenir en arrière. Néanmoins cela peut parfois entrainer des erreurs qu’il faudra corrigées.
Garder le contrôle
J’ai récemment été amené à travailler sur un tableau de bord construit avec les sources détenu par 3 propriétaires différents. Dans ce cas les sources ne peuvent pas être éditées. On ne peut pas contrôler l’origine des données. Il est difficile de s’assurer le fonctionnement du dashboard. L’accès aux sources peut être coupé à tout moment. Il est donc important de s’assurer d’être propriétaire de l’ensemble des sources du tableau de bord que l’on utilise.
Pour terminer, je vous invite à lire l’excellent article d’Emily Rosche sur disponible en anglais sur le même sujet : Solving Sharing Issues with Google Data Studio